Uutiset
Pääkirjoitus – Kirjanpito kuntoon
Seppo Pentti
Päätoimittaja
Urakointi Uutiset
Jos pohditaan työn tekemistä, niin itse asiassa tärkeitä ovat toki monet välivaiheet, mutta tärkeintä on itse lopputulos. Se nimittäin määrittelee työn arvon. Onko tie aurattu ja hiekoitettu, jolloin kulkijat eivät kiihdyksissään soittele? Toisaalta tärkeää on saada siemen kylvettyä, kasvinsuojelu tehtyä oikeaan aikaan ja sato korjattua. Kaikki välivaiheiden tarkoituksena on tuottaa taloudellinen optimitulos. Tekijöillä on erilaisia näkemyksiä taloudellisesta optimituloksesta. Taloudellisen optimituloksen tavoitteet saattavat etenkin kotieläintilalla olla vasta seuraavassa vaiheessa: lihaa kasvavassa karjassa, munivissa kanoissa tai lypsävissä lehmissä.
Yrittäjän, kiinteistö-, lämpö-, metsä-, ympäristö- tai maatalous- tai jonkun muun, päätyö normaalina työpäivänä on tehdä päätöksiä konkreettisista asioista, vaikka työtilanteen ja päivän säätilan mukaan. Useimmilla yrittäjillä on täysi työ saada päätökset tehtyä ja työt sujumaan halutusti.
Mikä yrittäjiltä usein päivän aikana unohtuu? Ne ovat erilaiset tehtyihin töihin liittyvät kirjanpitotyöt. Kesken päivän saatetaan kiinteistöyrittäjälle soittaa ja pyytää auraamaan jonkun piha, hiekoittamaan tai nostamaan etukuormaimen trukkipiikillä taakka alas. Yrittäjä käy työn tekemässä, mutta päivän tohinassa unohtuu merkitä ylös mitä tehtiin ja missä. Maataloustöitä tekevällä urakoitsijalla käy myös herkästi, että päivän aikana poiketaan tekemässä monessa paikkaa töitä, mutta illalla väsyneenä ei enää muisteta missä käytiin.
Kun kuljettaja keskittyy työn mahdollisimman hyvään tekemiseen, unohdetaan monesti kirjata tekemiset ylös. Siihen on tarjolla erilaisia sähköisiä välineitä, jotka helpottavat muistamista. Tässä lehdessä käsitellään yhtä järjestelmää, seuraavassa lehdessä elokuussa käsitellään toista ja markkinoilla on muitakin vaihtoehtoja. Niiden kaikkien tarkoituksena on helpottaa yrittäjän arkea, jotta kaikkea ei tarvitsisi muistaa. Järjestelmiin työt kirjataan hieman eri tavalla, mutta tarvittaessa järjestelmä tunnistaa automaattisesti kiinnitetyn työlaiteen antureiden avulla. Tällöin tallennettua tietoa jälkeenpäin lukevan ei tarvitse edes muistaa, että minkä koneen kanssa oltiin liikkeellä.
Yhtä kaikki näiden järjestelmien on tarkoitus helpottaa yrittäjien elämää. Toisaalta niiden tehtävä on varmistaa, että muistiinpanot tulee tehtyä. Erilaisen dokumentoinnin merkitys ei tule vastaisuudessakaan vähenemään, joten niiden käyttöön kannattaa totutella ja vertailla järjestelmien soveltuvuutta omaan käyttöön.
Monilla aloilla, vaikka metsän korjuussa motolla kirjataan kaadettavan leimikon puut järjestelmään ja niistä saadaan metsänomistajalle motomitta dokumentiksi. Kuka metsänomistaja haluaisi myydä puutaan enää ilman tarkkaa leimikkokohtaista mittausta ja siitä saatavaa dokumenttia? Samaa dokumentointia tehdyistä töistä kaivataan vähitellen myös maatalous- ja kiinteistöurakointiin.
Sähköistä kirjanpitoa ja seurantaa ei pidä arkailla. Itseäni on työnantajan puolelta seurattu jo vuosia, kun autolla liikkuessa kerätään tietoa liikkeistäni. Jos ei ole erityistä salattavaa, niin kukaan ei minun liikkumistiedolla mitään erityistä saa aikaan. Omaa muistia sähköiset raportit vain helpottavat huomattavasti.
Lue seuraavaksi
